Despacho de Cobranza

Lograr una Recuperación de Cobranza efectiva.

¿Cómo conseguir una recuperación de Cobranza efectiva?

Elementos de Cobranza Administtración de Cartera

Indudablemente la labor de cobranza se ha vuelto popular en las empresas y mientras que hace 30 años no había un área de cobranza, hoy en día prácticamente todas las empresas de mediano tamaño en adelante cuentan con su área de cobranza, esto se debe a que en la búsqueda de captación de clientes, ofrecemos líneas de crédito al mayoreo para lograr ganar mayor captación de clientes o bien, para poder mantenernos en el mercado que cada vez se vuelve más competitivo.

Introducción

Es cierto que en muchos casos hemos abusado de las líneas de crédito y esto puede llegar a traducirse en cartera vencida y aunque es cierto que las líneas de crédito han ayudado a vender más debemos tener un  análisis e investigación adecuada para evitar tener una cartera con pocas probabilidades de cobro y sin las garantías adecuadas. También hay que mencionar que una línea de crédito es quizá solo una herramienta o alternativa para lograr una mayor captación de clientes, sin embargo hay muchos factores para competir como lo son: El producto, servicio, tiempos de respuesta, precio, etc. pero hoy no hablaremos de este tema, platicaremos sobre la cobranza propiciada a partir de líneas de crédito otorgadas y “¿Cómo lograr una recuperación de cobranza más efectiva?”

Parte primordial para llegar a ese objetivo es una buena administración de cartera, así que el primer punto a tratar será la Administración de cartera.

¿Qué es La Administración de Cartera?

Podremos tener diferentes conceptos, sin embargo dejaremos un poco de lado lo conceptual, así que explicaremos de manera práctica en que consiste. Entendamos como administración de cartera todos los medios, herramientas, técnicas y tiempos dedicados a cuidar, mantener y controlar las cuentas por cobrar  de la empresa. Veamos algunos de los elementos necesarios.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA

Comencemos con un tema básico y que no necesariamente lo tienen en todas las empresa las políticas y procedimientos del área; en ocasiones elaborar Políticas y procedimientos puede ser una labor considerada como innecesaria y ahí radica nuestro primer error, creemos y pensamos que las actividades de un área de cobranza se limitan a cobrar y aplicar pagos; las políticas son indispensables para poder comenzar a estandarizar procesos y posteriormente validar que se lleven a cabo, además que nos ahorran mucho tiempo en la operación diaria y nos evita estar improvisar en cada caso o situación.

¿Cómo deben de estar integrados los procedimientos de Cobranza?

Los proceso de cobranza deben de plasmar claramente cómo debemos responder o reaccionar en cada caso, que está permitido y que no lo está, debemos saber quién será el responsable de atender a cada cliente y en qué momento tendrá que atenderlo el jefe directo, tenemos que definir también si existen descuentos, intereses, quitas, si aceptamos daciones en pago, si se aceptan pagos en otras divisas, si habrá cargos por aceptar pago en especie y hasta temas tan sencillos como definir si podemos aceptar o no pagos en efectivo. Como pueden observar existen muchas variantes que hay que analizar y adaptar al área tomando como base las políticas y valores principales de la empresa. Una vez que contamos con los lineamientos y dejemos claras las limitantes y alcances de cada posición dentro de la organización, habrá que revisar los procesos para cada actividad, dando como ejemplo: “Aplicaciones de pago”, “Asignación de agente de Cobro”, “Reportes mensuales”, “Revisión de Cartera”, etc. En este punto es necesario considerar que los procesos deben de revisarse periódicamente y actualizarse de acuerdo a nuestro giro, clientes, condiciones y hasta las situaciones socio-económicas del país.

Todo lo relacionado a políticas, procedimientos, diagramas de flujo, actividades a desarrollar por agente y procesos de cobranza los pueden solicitar a CCOEM, si existen dudas con gusto podemos apoyarlo, solo envíenos un correo.

La Excelencia no es una habilidad, es una actitud.

Ralph Marston

PROCESO DE REVISIÓN DE FACTURAS

Otro punto importante dentro de nuestra administración de cartera es conocer y dominar perfectamente los procesos de revisión de cada uno de nuestros clientes, este punto en específico es uno de los más comunes por los que no recibimos los pagos en tiempo.

Cada Cliente tiene su propio proceso de Revisión … conócelos y domínalos.

Existen diferentes maneras de entregar una factura, sin embargo de manera general existe una solicitud u orden de compra para el producto o servicio, esta Orden de Compra debe de coincidir con la nota de entrega y por consiguiente con la factura emitida, si existen diferencias entre estos documentos, será necesario solicitar una nota de crédito, una nueva orden de compra o una re-facturación dependiendo del caso en el que nos encontremos. Como saben también hay clientes que manejan sus propias plataformas electrónicas, en donde debemos de hacer parte del proceso en línea, sin embargo en esta ocasión platicaremos de un proceso tradicional dejando un ejemplo práctico:

Ejemplo de Procesos de entrega a revisión tradicional

Para continuar con este punto partiremos de un caso en el que nuestros documentos coinciden y son correctos, así que lo siguiente será validar con nuestro cliente las fechas de revisión y cobro, el domicilio para ingreso a revisión y por supuesto el proceso que se debe llevar a cabo, el siguiente ejemplo se basa en un proceso regular de entrega a revisión de facturas en una constructora:

  • Asistir a obra con el residente en turno con 2 juegos compuestos por O.C. facturas, notas de crédito y entrega de material para recabar su firma, la visita debe de ser los días lunes en horario de 9 a 2 tomando ficha de turno en vigilancia.
  • Una vez que contamos con nuestro juego firmado en original, debemos enviar por correo electrónico la(s) factura(s) en pdf y xml al correo de cuentas por pagar los días martes e imprimir el acuse automático de recepción, posteriormente debemos agendar cita o llevar nuestro paquete de documentos los días viernes en las oficinas corporativas en horario de 9:00  a 14:00 hrs. incluyendo otro juego de copias que será nuestro acuse de recibo, en esta visita entregaremos los originales y recibiremos un contra-recibo con sello y firma de la constructora informando la fecha de pago.
  • Una vez que concluimos con este paso, debemos registrar la fecha de pago en sistema, bitácora o en nuestro acordeón de cobranza para asistir en la fecha correspondiente de pago a las oficinas corporativas por nuestro cheque, el cual será intercambiado por el contra-recibo original, en su defecto habrá que validar si se realizará transferencia y de ser así, habrá que confirmar que la transferencia fue realizada, sugerimos previo a este paso, confirmar un día antes con el área contable de la constructora que el pago será realizado conforme a la fecha del contra-recibo.

¿Cumplimos con el proceso del cliente?

El proceso mostrado previamente se debe de realizar por cada factura oportunamente y hay que considerar que si falta alguna firma o la factura entregada es de un mes distinto al mes en que se entregó o si falta algún documento original, no habrá pago. 

En estos ejemplos la falta de pago no es imputable al cliente. No obstante habrá algunos casos en los que los clientes toman ventaja de estos procesos y buscan evadir el pago exponiendo el incumplimiento del acreedor en dicho proceso, sin embargo ante esta situación nuestros abogados podrán revisar la documentación base de la acción para determinar la mejor estrategia y argumentos válidos conforme al código de comercio para obtener el pago de sus recursos. Si se encuentra en una situación como está, Cobranza Corporativa puede apoyarlo.

REPORTES

Antigüedad de Saldos

Una vez que sabemos lo que debemos de hacer y como hacerlo, tenemos que revisar los medios para visualizar claramente todas las facturas por cobrar de cada uno de nuestros clientes, uno de los reportes básicos para esta tarea es la antigüedad de saldos que es un documento que muestra a  todos nuestros clientes segmentados por cuentas al corriente y periodos de 30 días de atraso hasta llegar a “más de 120 días”, a continuación un ejemplo:

Este reporte nos informa el número de clientes que tenemos, el monto que adeuda cada cliente y los montos que tiene vencidos segmentados por días de atraso, es importante mencionar que este reporte no muestra el detalle de facturas que integran el adeudo, es un reporte que nos permite saber cuánto vale nuestra cartera y que tan vencida esta, así como identificar de manera rápida que clientes son los que cuentan con mayor atraso, para evitar demorarme mucho con la explicación y lectura de este reporte, dejaremos para otro post un análisis más extenso, así como la apropiada revisión de cada reporte.

Aunque los reportes dependerán del sistema operativo que utilice cada empresa sugerimos utilizar una Antigüedad de Saldos acompañado del estado de cuenta de cada cliente a gestionar. Una vez que tenemos un reporte que nos ayude a visualizar claramente el total de clientes y sus atrasos, debemos tener un punto sencillo pero esencial para complementar nuestros seguimientos y se trata de notas, comentarios o una bitácora de seguimientos.

Correcto Seguimiento de Cobro

Para tener un correcto seguimiento, debemos apoyarnos en nuestra bitácora de cobranza, la cual deberá de mostrarnos los seguimientos realizados con fecha, nombre de la persona contactada y detallando los argumentos de la falta de pago.

Si realizamos esta tarea adecuadamente, el contacto directo con el cliente será más simple. Las llamadas de seguimiento deberán de ser acompañadas de una revisión previa de las últimas notas, con lo cual será mucho más sencillo determinar si nos están mintiendo, si el argumento es repetitivo y también nos ayudará a dejarle ver a nuestro cliente que tenemos un perfecto control de todas nuestras llamadas, esto sin duda  evitará más pretextos del deudor.

Agenda y llama exactamente en el horario acordado.

Dentro del correcto seguimiento es vital tener un control adecuado de nuestra agenda y/o recordatorios para realizar las llamadas, correos o visitas, en el horario pactado; la puntualidad será básica,  consideren que si quedamos en enviar por el cobro de una factura el día lunes a las 10:00 am., el gestor debe de estar presente en la oficina a las 10:00 am. del día lunes, sin ningún tipo de excusa, si quedamos en comunicarnos a las 4:35 p.m. o como frecuentemente solicitan… “llámame en 10 minutos”, llámame en una hora”, etc. Debemos cumplir y estar pendientes de la hora con reloj en mano para marcar oportunamente, como sugerencia es conveniente tomar ciertas precauciones a modo de evidencia como el hecho de dejar un mensaje en el buzón o un mensaje con recepción y complementar con un correo, esto en caso de que no contesten. Habrá que hacer lo mismo con situaciones en donde quedamos de enviar un correo, enviar facturas o un estado de cuenta… esa actividad tiene prioridad sobre cualquier otra cosa, porque si llegáramos a incumplir en alguno de estos puntos, toda nuestra labor realizada previamente no servirá de mucho, le daremos el pretexto perfecto al deudor para evitar el pago, pues el mensaje que damos al deudor es que no tiene importancia para nosotros o no, nos interesa cobrar, por lo tanto al deudor menos les importará pagar.

Ahora cuentan con algunos puntos a cuidar para obtener mejores resultados de cobranza, si tienen dudas sobre algún concepto, proceso o tienen algún caso en específico, pueden compartirlo.

Cobranza Corporativa Empresarial

Nuestro Despacho cuenta con 30 años de experiencia realizando cobranza corporativa en diversos giros, por lo tanto si existen casos en los que por antigüedad, insolvencia o simplemente rompimiento comercial no les sea posible recuperar la cartera vencida, nosotros podemos apoyarlos para buscar los medios necesarios y recuperar estos saldos antes de que los cataloguen como cuentas incobrables.

CCOEM

Expertos en Cobranza

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Envíanos un correo a: contacto@ccoemexico.com

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